Koç Bilgi Grubu insan kaynaklarında e-dönüşümünü SAP ile gerçekleştirdi.

KoçSistem, Bilkom, Koç.net, Koç Bryce, Kobiline, GVZ, Biletix, Kangurum, Promena, BookInTurkey, Ultra Kablo TV, Kotonline ve geçtiğimiz aylarda çalışma hayatına başlayan Tanı olmak üzere 13 şirketten oluşan Koç Bilgi Grubu, toplam 830 kişi ile hizmet veriyor. Koç Bilgi Grubu’nun SAP ile yaptığı çalışmayla, bu yapı elektronik bir dönüşüm yaşadı.
Bu çalışma hakkında, Koç Bilgi Grubu İnsan Kaynakları Grup Başkanı Dr. Senay Kızılkaya 7 Mart tarihinde gerçekleştirilen SAP Teknoloji Günü’nde bilgi verdi.

Hedef: E-dönüşümde lider grup olmak Grup içinde bulunan her bir şirketin kendi alanında öncü konumda olduğunu vurgulayan Dr. Senay Kızılkaya, bu konumu korumanın ve sürdürmenin önemine değindi. Koç Bilgi Grubu olarak farklı yaklaşımlarla, yenilikçi ürün ve hizmetlerle, yeni standartlar getirerek Türkiye’de enformasyon ve komünikasyon sektörlerinin gelişiminde lider olmayı misyon edindiklerini belirten Senay, Grubu’nun e-dönüşüm konusunda da önemli çalışmalarla öncü olduğunu belirtti. “Müşterilerimizin, Koç Topluluğu’nun ve Türkiye’nin e-dönüşümüne öncülük yapmak ve bölgemizde bilgi ve komünikasyon teknolojileri alanında lider firmalar arasında yer almak vizyonuyla hareket ediyoruz. Amacımız, e-dönüşüm konusunda devlete, kamuya ve özel sektöre destek vererek, ülkemizin elektronik dönüşümüne katkıda bulunmak” diyen Senay, “e-Dönüşüm”ün isim patentini Koç Bilgi Grubu olarak aldıklarını söyledi. Senay Kızılkaya SAP ile gerçekleştirdikleri insan kaynakları uygulamasını anlattı: “Grubumuzda bir yıldan kısa bir sürede SAP sistemini hayata geçirdik. İnsan kaynakları konusunda gerçekleştirdiğimiz bu e-dönüşüm sayesinde, topluluk genelinde gerçekleştirilen 5 milyon Dolar’lık bir yatırımla, 30 milyon Dolar’lık bir verim sağladık. Çalışanlarımıza öncelik vermeyi ve mükemmellik için performansımızı sürekli geliştirerek değişime her an hazır olmayı hedefliyoruz. Koç Bilgi Grubu’nda tüm şirketlerimiz e-dönüşüm vizyonunu benimseyerek hareket ediyor. E-dönüşüm bizim için, şirketlerin iş hedefleri doğrultusunda süreçlerini elektronik

ortama taşıyarak, verimlilik ve maliyet tasarrufu elde etmesini sağlamak ve bu iş yapış şekli için gerekli kültürel değişimi gerçekleştirebilmek anlamına geliyor. Bu kültürel değişimi gerçekleştirebilmek için de bilgi ve iletişim teknolojileri kullanarak yeni ekonomik düzende lider konumumuzu devam ettirmek istiyoruz. E-dönüşümün hayata geçmesi ile; iş yapış kültürünü değiştirmek, kaynakların etkin kullanılmasını ve etkin bilgi paylaşımını sağlamak gibi bir misyon üstlenmiş durumdayız. E-dönüşümü şirket etkinliklerinin yanı sıra, insan kaynakları gibi firmaların iç alanlarında da kullanmaya çalışıyoruz. Aslında Koç Bilgi Grubu çatısı altında bünyemizde farklı insan kaynakları yazılımları kullanıyorduk. Grup olarak tüm şirketleri aynı çatı altında topladıktan sonra, merkezi bir sistemle insan kaynakları çalışmalarını hayata geçirme kararı aldık ve bu konuda da SAP’yi seçtik. Bu merkezileştirmeyi, yüksek nitelikli çalışanlarımızın değişime her an hazır ortamda bilgi, beceri ve etkinliklerini devamlı geliştirerek ve mükemmel performans sergileyerek, kişisel hedeflerinin örgütsel hedeflerle en tepe noktada birleşmesini sağlamak amacıyla yaptık. Artık yeni kurduğumuz bu çatıda insan kaynakları bölümümüz, bizim 13 şirketimize tek elden hizmet veriyor. Seçme-yerleştirme, iş değerleme, ücretlendirme, performans yönetimi, eğitim ve geliştirme ile kariyer yönetimini tek sistemde topladık.”
SAP ile çalışmalarının Ağustos 2002’de başladığını belirten Kızılkaya, mevcut durum analizlerinin yapılması, tasarım, uyarlama ve test aşamalarından sonra sistemin, Kasım 2002’de kullanıma açıldığını söyledi. Şimdiye kadar personel idaresi, personel gelişimi, raporlama gibi alanlarda çalışmaların tamamlandığını belirten Kızılkaya, gerçekleşen diğer aşamaları anlattı:
“13 şirketten oluşan bir grubuz ve organizasyon yönetiminde bu şirketlerde farklı yapılar söz konusu. Dolayısıyla, bu sistemin uyarlanması çok kolay olmadı ama kısa bir süre içinde e-insan kaynaklarının sistemimize uyarlanmasını başardığımızı söyleyebilirim. Topluluk bünyesine SAP ile bir sistem kurduk. Her gün akşam saat ikiden sonra bütün sistem üzerinde yaptığımız güncel veri akışını Koç Holding tarafına aktarıyoruz. Böylece Koç Bilgi Grubu’nda yapılanlar Holding tarafından da takip edilebilir hale geldi. Muhasebe, finans ve satın alma bölümlerimizde, SAP sistemleri kullanıldığı için sistemin oturtulması çok daha kolay oldu. Yine bu çalışma ile şu anda organizasyon, şirket ve departman bazlı bir takım grup raporlamalarını sistemden alabiliyoruz.”

Neden SAP?
SAP çözümünün hızlı ve diğer sistemlere kolay uyarlanabilir bir program olduğunu ifade eden Kızılkaya, “SAP, dışardan kullandığımız bazı sistemlere de uyarlama aşamasında bize cevap verecek durumda. Bilgiye çabuk ulaşma ve bilgilerinizi güncel tutma şansınız var. Uyarlama aşaması biraz zor ve uzun olabiliyor ama, uyarlamaları doğru yaptıktan sonra içerden çok rahat raporlamalar alabiliyorsunuz. Güvenilir bir sistem olan bu çözümle hizmet kalitemizi arttırdık. Çünkü bazı konular elektronik ortamda takip edildiğinde zamanınızın büyük bir kısmı geliştirmeye veya insan kaynaklarında iç iletişime yönelik kullanılabilir hale geliyor. En önemlisi ise; bünyemizdeki şirketler farklı sistemlerle çalışırken, bu çözümle bir standardizasyon sağlamış olduk” diyerek sözlerini noktaladı.